“株式会社ブレイントラスト フロム ザ サン”の事例

テレワークで生産性を上げ無駄なコストと時間をカット

当社では、起業支援事業のほか、シェアオフィス事業、不動産事業、再生可能エネルギー事業の４つを柱としています。そのいずれの業務でも、テレワークを活用しています。

もともと私自身が自宅で仕事をしていましたから、「会社に出る」という概念が希薄でした。どこにいようとやるべき仕事ができればそれで良く、事務所を借りて出勤して…となると、コストも時間も余計にかかる。どこでも仕事ができる環境にしておけば、生産性も上がります。私自身がこのような考えで働いていたので、社員にも同様の働き方をしてもらっています。当社には、公益財団法人東京しごと財団の平成27年度「高齢者職域開拓モデル事業」を通じて採用したスタッフもいるのですが、それなりの社会経験と業務スキルがあり、人格もできあがっている方であれば、仕事をお任せしています。仕事を楽しく効率良くこなしてもらい、空いた時間で自分の人生を楽しんでほしい。そうした思いがあって、そこにテレワークという仕組みがうまくフィットした、ということです。

必要十分の仕組みと簡素なツールで従業員全員がテレワーク勤務

テレワークにあたり社内サーバーとセキュリティシステムを導入、ＰＣは各自に支給しました。少人数ですので、日常的に使うのはSNSと無料のオンラインストレージサービス^※1です。不動産事業では、宿泊所情報サービス「air bnb」を使って、担当者が一人で管理しています。テレワークというと、クラウドの有料のグループウェアを使うところが多いと思いますが、当社はミニマムサイズでやっています。ハードもソフトも「入れれば便利になる」とは限りませんから、見極めは必要です。

就業規則は根幹の部分を社会保険労務士と相談しながら作りました。どんな働き方が自分にフィットするのか、それは人それぞれに違いますから、社員かパートかといった雇用形態から希望を聞いて、話し合いながら決めていきます。

現在従業員は４名。正社員もいればパートもいますが、全員がテレワークの対象者です。自宅あるいはモバイルという形を決めることなく、テレワークを実践しています。社員に権限を与え自主的にテレワークでコミュニケーションを取ることで柔軟な対応ができ、生産性の向上が図れています。当社では特に意識せずにテレワークを行い、また業務のほとんどをそうした形で回していますが、どんな業種であれ、テレワークを適用できる業務というのはあるはずです。たとえばSNSやWebでの情報発信や経理などは、基本的に情報さえ手に入れば、どこででもできる仕事です。お客様や取引会社とのやりとりもテレワークにフィットする業務だと思います。

ですからテレワーク導入を考える場合、まず自社内に目を向けて「どの業務をテレワーク化できるだろう？」という視点を持つことが大切です。できるところ、できる規模から導入していけば、無理せずに広げていくことができると思います。

すべての情報をデジタル化すべきか その見極めはこれからの課題

不動産関係は証書などの紙ベースが多く、それらのデジタル化が今後の課題です。ただし、いずれも高度な個人情報ですので、セキュリティの仕組みをしっかり構築した上で進めていかねばなりません。場合によっては、むしろ紙ベースで残しておいたほうが良い場合もあると思います。

今後、業務拡大とともにスタッフが増えていけば、テレワークの仕組みもサイズアップしていくことになりますが、どこまでをデジタル化で対応するか、その見極めが肝心になってくるだろうと思っています。